Saturday, June 22, 2013

Manajemen Koleksi Perpustakaan



“Manajemen Koleksi Perpustakaan yang Dibutuhkan Pemustaka”

Oleh : Septa Diah Wulandari
NIM : 13040112130158 – Kelas C – Semester 2
Program Studi Ilmu Perpustakaan – Jurusan Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro
 


Abstrak
Perpustakaan memiliki banyak koleksi, untuk itu perlu adanya manajemen koleksi. Manajemen koleksi adalah kegiatan pengoleksian yang dilakukan oleh petugas perpustakaan. Adapun kegiatan-kegiatan manajemen koleksi adalah pengadaan, pengolahan anggaran keuangan dan pengolahan bahan pustaka. Kegiatan tersebut memiliki kedudukan yang sejajar, tujuannya agar dapat memotivasi minat pemustaka atau pengunjung perpustakaan.
Kata kunci: manajemen, koleksi, bahan pustaka, pemustaka.



A.    Latar Belakang 
      Sebuah perpustakaan terbangun dari kumpulan berbagai elemen. Berbagai elemen yang menopang berdirinya sebuah perpustakaan adalah gedung, koleksi, dana operasional dan sumber daya manusia. Salah satu dari berbagai elemen tersebut yaitu koleksi menjadi salah satu elemen penting yang menentukan eksistensi perpustakaan di tengah masyarakat. Eksitensi perpustakaan di tengah masyarakat dapat dilihat dari banyaknya masyarakat atau pengguna yang mengakses perpustakaan. Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi minat masyarakat untuk mengakses perpustakaan adalah koleksi.  
   Koleksi yang mampu memotivasi masyarakat untuk mengakses perpustakaan adalah koleksi yang berkualitas, sesuai kebutuhan pemustaka serta jaminan kemudahan akses terhadap koleksi tersebut. kualitas koleksi dipengaruhi dan kesuaian koleksi dengan kebutuhan pemustaka dipengaruhi oleh proses pengadaan bahan pustaka. Sedangkan kemudahan dalam mengakses koleksi perpustakaan sangat dipengaruhi oleh proses pengolahan serta pelayanan bahan pustaka. 
   Proses pengadaan, pengolahan serta pelayanan bahan pustaka merupakan objek dari kajian manajamen koleksi perpustakaan. Melihat arti penting koleksi dalam sebuah perpustakaan maka sudah selayaknya jika pengelola perpustakaan mempelajari tentang manajemen koleksi perpustakaan. Sayangnya masih banyak pengelola perpustakaan yang tidak terlalu memperhatikan hal ini. Untuk itu, dalam upaya memberikan pengetahuan tentang manajemen koleksi perpustakaan penulis mencoba menuliskannya dalam modul singkat ini. Semoga modul ini mampu memberikan pengetahuan serta panduan praktis dalam melakukan manajemen koleksi perpustakaan. 



B.     Rumusan masalah
       Perpustakaan dilingkungan lembaga diklat keberadaannya masih belum menjadi kebutuhan pokok bagi pemustakanya. Hal ini disebabkan oleh adanya keterbatasan-keterbatasan sumber daya yang dimiliki oleh perpustakaan. Disamping itu cara pengajaran serta sumber-sumber pengetahuan masih terbatas pada modul.
        Masalah umum yang dihadapi perpustakaan khusus adalah keterbatasan dana, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, pustakawan kurang merasa percaya diri, kurangnya perhatian dari pimpinan organisasi induk, serta kurang lancarnya komunikasi antara pustakawan dengan pemustaka dan pengambil kebijakan.



C.    Tujuan 
     Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk mengetahui dan memperluas wawasan/        pengetahuan kita mengenai koleksi perpustakaan, pengadaan, pengolahan koleksi, dan pelayanan bahan pustaka. 


A. Koleksi Perpustakaan
    Perpustakaan didirikan dengan berbagai tujuan. Di antara tujuan tersebut adalah agar perpustakaan mampu menjelma sebagai lembaga yang mampu membina minat baca masyarakat serta memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Untuk dapat melakukan pembinaan minat baca masyarakat dan mampu memenuhi kebutuhan informasi pemustaka sangat tergantung dari eksistensi koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Tanpa keberadaan koleksi  tentu perpustakaan tidak akan mampu melakukan pembinaan serta memenuhi kebutuhan informasi masyarakat atau pemustaka.

Koleksi menjadi salah satu elemen penting dalam eksistensi sebuah perpustakaan. Koleksi dapat menjadi motivator pagi pemustaka untuk datang ke perpustakaan. Kualitas koleksi menjadi salah faktor penentu apakah perpustakaan akan diakses oleh banyak pemustaka atau tidak.

Ketika berbicara mengenai manajemen koleksi maka topik mengenai koleksi perpustakaan merupakan topik pertama yang akan dipelajari. Pada topik ini akan dipelajari tentang defini koleksi, varian dari koleksi serta metode pengadaannya.

     Koleksi perpustakaan adalah semua jenis bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka (Yulian dan Sunjana, 2009). Bahan pustaka yang telah dihimpun atau dikumpulkan oleh perpustakaan, selanjutnya diolah dengan menggunakaan kaidah-kaidah tertentu, disimpan dan selanjutkan dilayankan kepada masyarakat yang membutuhkannnya.

     Secara garis besar varian koleksi perpustakaan dapat dibedakan menjadi dua kelompok besar. Varian koleksi perpusakaan tersebut dapat dibedakan menjadi koleksi tercetak dan koleksi non cetak. Koleksi tercetak terdiri dari buku, terbitan berseri, peta, gambar, brosur, pamflet dan booklet. Makalah dan koleksi tugas akhir. Sedangkan koleksi non cetak terdiri dari film, Compact Disk, mikrofilm, mikrofis, Kaset dan koleksi digital.

Khusus untuk perpustakaan sekolah, koleksi perpustakaan sekolah terdiri dari :

1.      Buku Pelajaran Pokok

Buku pelajaran pokok merupakan buku utama yang digunakan dalam kegiatan belajar mengajar. Buku pelajaran pokok diterbitkan atau diadakan oleh pemerintah dan isinya disesuaikan dengan kurikulum yang berlaku.



2.       Buku Pelajaran Penunjang

Buku pelajaran penjunjang adalah buku yang sifatnya sebagai penunjang atau pelengkap dari buku pelajaran pokok yang digunakan oleh guru dan siswa.

3.      Buku Bacaan

Buku bacaan adalah buku yang digunakan sebagai bahan bacaan bagi siswa, guru dan staf administrasi. Menurut jenisnya bahan bacaan dibedakan menjadi buku non fiksi, fiksi ilmiah dan fiksi.

Perbandingan jenis koleksi yang sesuai dengan kurikulum dan koleksi fiksi adalah 60% untuk koleksi non fiksi atau koleksi yang sesuai dengan kurikulum dan 40% untuk koleksi fiksi (IFLA dan UNESCO, 2006).

4.      Buku sumber, referensi atau rujukan

Buku sumber, referensi atau rujukan adalah buku yang digunakan oleh warga sekolah sebagai sumber informasi untuk menambah ilmu pengetahuan. Jenis koleksi ini seperti kamus, ensiklopedi, almanak, direktori.

5.      Media pendidikan lainnya

Media pendidikan lainnya yang dapat dijadikan sebagai koleksi perpustakaan antara lain slide, film, kaset, piringan hitam dan file-file presentasi.

6.      Kliping

Kliping adalah guntingan dari artikel atau berita dari surat kabar, majalah dan terbitan lainnya yang dianggkap penting untuk disimpan dan berguna pemustaka. Jumlah minimal dari koleksi sebuah perpustakaan sekolah adalah 1000 judul materi. Artinya dari berbagai varian koleksi yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan sekolah maka minimal judul yang harus dimiliki perpustakaan sekolah adalah 1000 judul.

Perpustakaan sekolah perlu mengembangkan koleksinya guna mendukung kegiatan belajar mengajar serta pembinaan minat baca warga sekolah, dalam hal ini adalah guru, murid dan staf administrasi sekolah. Guna mendukung kedua kegiatan tersebut maka setidaknya sekolah menyediakan 10 judul buku untuk satu orang murid serta menambah jumlah buku minimal 10% dari jumlah koleksi setiap tahunnya.  

Berbagai koleksi perpustakaan tersebut diperoleh dengan berbagai cara atau metode. Metode yang lazim digunakan dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka atau koleksi perpustakaan antara lain:





1. Pembelian

Metode pengadaan koleksi yang pertama adalah pembelian. Metode pembelian merupakan metode pengadaan koleksi yang dilakukan dengan cara membeli koleksi perpustakaan dengan menggunakan anggaran yang dimiliki sekolah. Untuk itu pihak sekolah perlu mengalokasikan dana khusus untuk pembelian koleksi perpustakaan. Setidaknya ada 5% dari total anggaran sekolah yang dapat dialokasikan untuk kegiatan pengelolaan perpustakaan sekolah diluar dari belanja pegawai dan pemeliharaan serta perawatan gedung.

2. Hadiah

Metode pengadaan koleksi lainya adalah hadiah. Hadiah atau hibah dari pemerintah, pihak swasta darn warga sekolah dapat juga merupakan metode pengadaan bahan pustaka.

3. Bertukar koleksi

Untuk memperbanyak kuantitas koleksinya perpustakaan dapat bertukar koleksi dengan perpustakaan atau lembaga-lembaga lainnya. Perpustakaan dapat menawarkan kerjasama dengan perpustakaan atau lembaga sejenis untuk saling bertukar koleksi. Dalam kegiatan bertukar koleksi ini, perpustakaan perlu mempertimbangkan bahwa koleksi yang dipertukarkan adalah koleksi yang jumlah berlebih serta dibutuhkan oleh pemustaka. 

4. Produksi sendiri

Metode pengadaan koleksi yang terakhir adalah dengan memproduksi sendiri koleksi perpustakaan. Contoh dari metode pengadaan ini antara lain adalah kliping atau karya tulis yang dihasilkan oleh pustakawan, siswa dan guru yang kemudian dihimpun menjadi koleksi perpustakaan.


B. Pengolahan Koleksi

      Pengorganisasian koleksi akan memberikan kemudahan kepada pengguna dan staf perpustakaan. Selanjutnya hal ini akan menarik minatyang lebih besar untuk menggunakan koleksi perpustakaan.
    Koleksi perpustakaan terdiri dari banyak varian. Varian tersebut antara lain buku, majalah, video, compact disk, kaset, laporan penelian dan lain-lain. Namun atas dasar pertimbangan koleksi yang mendominasi perpustakaan serta durasi waktu pelatihan yang terbatas maka pada kesempatan kali ini hanya akan dijelaskan tentang prosedur kegiatan pengolahan koleksi buku.

Dalam kegiatan pengolahan koleksi buku ada beberapa tahapan yang harus dilalui. Berbagai tahapan pengolah koleksi buku antara lain:

1. Pemberian stempel inventaris dan stempel perpustakaan

Langkah pertama pengelolaan buku dalam sebuah perpustakaan adalah dengan memberikan identitas kepemiliki buku tersebut. Pemberian identitas ini dilakuakan dengan cara memberikan stampel perpustakaan pada setiap buku perpustakaan. stampel yang dibubuhkan dalam buku tersebut berfungi sebagai identitas kepimilikan sehingga apabila buku tersebut hilang dan ditemukan seseorang dengan mudah orang tersebut dapat mengembalikan itu keperpustakaan. 

Stempel  bukti kepemilikan ini diletakkan pada bagian-bagian tertentu dari buku seperti halaman judul, halaman akhir buku atau setiap awal bab.

2. Klasifikasi

Klasifikasi adalah kegiatan untuk mengelompokkan koleksi-koleksi yang dimiliki perpustakaan berdasarkan ciri-ciri tertentu. Dengan pengelompokkan ini maka koleksi sejenis akan terkelompok menjadi satu (berdekatan) sehingga akan mempermudah dalam proses temu kembali koleksi di perpustakaan. Ciri-ciri yang digunakan sebagai pedoman untuk melakukan pengelompokan koleksi adalah ciri fisik koleksi dan subjek dari bidang ilmu koleksi tersebut.

3. Pemberian nomor inventaris

Nomor inventaris merupakan nomor unik dari sebuah buku, dimana setiap nomor inventaris yang ada dalam suatu buku akan berbeda dengan nomor inventaris yang ada dalam di dalam buku lainny. Nomor inventaris ini akan sangat membantu untuk mengetahui jumlah dari koleksi buku yang dimiliki suatu perpustakaan. Dengan melihat nomor inventaris terakhir dari koleksi buku perpustakaan maka dengan mudah dapat diketahui jumlah koleksi perpustakaan bersangkutan.

Pemberian nomor inventaris pada buku dilakukan setelah sebelumnya buku tersebut dicatat dalam buku inventaris. Informasi yang dicatatat dalam dalam buku inventaris meliputi nomor urut, nomor inventaris, judul, nama pengarang atau editor, informasi penerbit (meliputi kota, nama penerbit dan tahun terbit), asal, nomor panggil buku, bahasa atau keterangan lain yang perlu ditambahkan.

4. Katalogisasi

Katalogisasi (cataloging) adalah proses pengolahan data-data bibliografi yang terdapat dalam suatu bahan pustaka menjadi katalog. Artinya, katalog merupakan produk dari katalogisasi. Katalog sendiri memiliki pengertian sebagai daftar yang dipersiapkan sedemikian rupa untuk tujuan tertentu seperti katalog pameran, katalog penerbit, katalog perdagangan.

Jika katalog tersebut ditarik dalam dunia perpustakaan maka katalog tersebut dikenal dengan nama katalog perpustakaan. Katalog perpustakaan adalah daftar koleksi perpustakaan yang disusun menurut susuna tertentu atau sistematis. Katalog perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam mencari koleksi yang dibutuhkan. Berikut ini langkah-langkah yang dilalui dalam kegiatan pembuatan kartu katalog dan penyusun kartu katalog:

1. Siapkan kartu katalog dengan kertas berukuran 12,5 cm. x 7,5 cm. Di tengah bagian bawah kartu dibuat lubang untuk memasukkan tusuk pengaman.

2. Membuat temporary slip (T. Slip) atau worksheet.  T. Slip merupakan kertas yang berisi konsep untuk pembuatan kartu katalog, sedangkan worksheet merupakan T.Slip yang digunakan sebagai konsep katalog komputer. T.Slip atau worksheet akan memudahkan dalam proses pengetikan kartu katalog atau ketika memasukkan data bibliografi buku ke dalam perangkat lunak yang digunakan perpustakaan.

3. Menyalin data yang ada pada T. Slip atau worksheet ke dalam kartu katalog. Berikut ini contoh format  kartu katalog yang

a)      Katalog Pengarang

b)      Katalog Judul

c)      Katalog Subjek

4. Selanjutnya untuk memudahkan penelusuran kartu katalog, maka katalog-katalog tersebut dikelompokkan kedalam satu jenis dan disusun alfabetis dari yang ter kecil ke yang terbesar. Selanjutnya kartu katalog yang telah tersusun dimasukkan ke dalam lemari katalog

5. Pemasangan kelengkapan buku

Sebelum buku disajikan dirak agar dapat diakses oleh pengguna perpustakaan maka sebuah buku perlu diberi kelengkapan buku. Kelengkapan buku antara lain kartu buku, slip tanggal kembali (data due slip), label buku(call number), kantong buku dan sampul buku.

Langkah terakhir dalam kegiatan pemasangan kelengkapan buku adalah memasang sampul pada buku. Setiap buku perlu diberi sampul plastik agar buku tidak mudah rusak. Memasang sampul buku secara tidak langsung telah melakukan kegiatan perawatan bahan pustaka yang dapat memperpanjang usia buku.

Penataan perpustakaan dewasa ini menyatukan rak buku, terminal komputer dan radius meja baca, sehingga semua jenis sumberdaya informasi dapat diperoleh dalam radius yang tidak terlalu berjauhan. Dukungan penyediaanjaringan tanpa kabel (WiFi) untuk penggunaan komputer bergerak pribadi juga seharusnya dapat menjangkau seluruh sisi ruang gedung perpustakaan. Penyediaan outlet listrik yang dapat dijangkau semua meja baca juga sangat mendukung proses pembelajaran di perpustakaan.



 C. Pelayanan Bahan Pustaka

       Setelah melalui proses pengolahan maka koleksi perpustakaan siap untuk dilayankan kepada pengguna perpustakaan. Banyak bentuk layanan yang dapat diberikan kepada pemustaka dalam rangka melayankan koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada pemustaka. Namun secara garis besar pelayanan bahan pustaka dapat dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu layanan sirkulasi dan layanan referensi.
·       Layanan sirkulasi

Layanan sirkulasi dikenal sebagai layanan peminjaman dan pengembalian yang diselenggarakan perpustakaan agar pemustaka dapat memanfaatkan koleksi yang dimiliki perpustakaan.

·         Layanan Referensi
Layanan pemustaka yang berkaitan dengan sumber-sumber atau koleksi referensi antara lain meliputi menjawab pertanyaan yang diajukan, penelusuran informasi baik di dalam maupun di luar perpustakaan itu sendiri. 

D. Keuangan 

Untuk perpustakaan di Perguruan Tinggi harus memiliki sumber pendanaan yang tetap dengan pengelolaan sendiri oleh perpustakaan. Besarnya anggaran belanja perpustakaan berkisar lima persen dari total belanja operasional perguruan tinggi induknya. Anggaran belanja ini diperoleh dari lembaga induknya yang berasal dari berbagai sumber pendanaan. Setiap rupiah yang dibelanjakan oleh perpustakaan harus disertai dengan pertanggungjawaban yang tinggi. Isu akuntabilitas semakin penting karena bagian terbesar dari belanja perpustakaan adalah bersumber dari masyarakat. Alokasi anggaran belanja sebaiknya didasarkan pada kepentingan kelompok pengguna yaitu jurusan atau program studi. Dengan demikian diharapkan jurusan akan lebih aktif dalam memberikan masukkan untuk pengadaan bahan pustaka sehingga hasilnya berpengaruh besar terhadap peningkatan kualitas pembelajaran di masing-masing jurusan.
Anggaran belanja yang dihabiskan perpustakaan untuk pengadaan buku dibagi dengan jumlah buku yang dipinjam dalam satu tahun, akan menunjukan biaya peminjaman satu buah buku. Demikian juga halnya dengan jumlah artikel yang di download (hardcopy atau softcopy), akan diperoleh harga satuan artikel. Suatu perhitungan sederhana menunjukan bahwa fee yang dibayarkan oleh mahasiswa pemanfaatannya lebih efisien dibandingkan dengan jika dibelanjakan sendiri oleh mahasiswa.


PENUTUP
Kesimpulan   
 Manajemen koleksi merupakan salah satu kegiatan manajemen yang dilakukan oleh pengelola perpustakaan. Pengelola perpustakaan perlu memberikan perhatian ekstra terhadap majemen koleksi karena koleksi merupakan salah satu magnet yang dapat menarik minat pengguna perpustakaan.

            Dalam manajemen koleksi setidaknya ada tiga kegiatan pengelolaan perpustakaan yang menjadi fokus perhatian. Ketiga kegiatan tersebut adalah pengadaan, pengolahan, anggaran/ keuangan serta pelayanan bahan pustaka. Ketiga kegiatan tersebut memiliki kedudukan yang sama dalam rangka mewujudkan koleksi yang berkualitas dan mampu memotivasi pengguna perpustakaan untuk mengakses perpustakaan.






 DAFTAR PUSTAKA



Qolyubi, Sihabuddin dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.Yogyakarta



Yulia, Yuyu dan Sujana, Janti Gristinawati.2009. Pengembangan Koleksi. Jakarta



IFLA dan UNESCO. 2006. Panduan Perpustakaan Sekolah. Jakarta

No comments:

Post a Comment

Post a Comment