“Manajemen Koleksi Perpustakaan yang
Dibutuhkan Pemustaka”
Oleh : Septa Diah Wulandari
NIM : 13040112130158 – Kelas C – Semester 2
Program Studi Ilmu Perpustakaan – Jurusan Ilmu
Perpustakaan
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro
Abstrak
Perpustakaan memiliki banyak
koleksi, untuk itu perlu adanya manajemen koleksi. Manajemen koleksi adalah
kegiatan pengoleksian yang dilakukan oleh petugas perpustakaan. Adapun kegiatan-kegiatan
manajemen koleksi adalah pengadaan, pengolahan anggaran keuangan dan pengolahan
bahan pustaka. Kegiatan tersebut memiliki kedudukan yang sejajar, tujuannya agar
dapat memotivasi minat pemustaka atau pengunjung perpustakaan.
Kata kunci: manajemen,
koleksi, bahan pustaka, pemustaka.
A.
Latar
Belakang
Sebuah
perpustakaan terbangun dari kumpulan berbagai elemen. Berbagai elemen yang
menopang berdirinya sebuah perpustakaan adalah gedung, koleksi, dana
operasional dan sumber daya manusia. Salah satu dari berbagai elemen tersebut
yaitu koleksi menjadi salah satu elemen penting yang menentukan eksistensi
perpustakaan di tengah masyarakat. Eksitensi
perpustakaan di tengah masyarakat dapat dilihat dari banyaknya masyarakat atau pengguna yang mengakses perpustakaan. Salah satu
faktor yang dapat mempengaruhi minat masyarakat untuk
mengakses perpustakaan adalah koleksi.
Koleksi
yang mampu memotivasi masyarakat untuk mengakses perpustakaan adalah koleksi
yang berkualitas, sesuai kebutuhan pemustaka serta jaminan kemudahan akses
terhadap koleksi tersebut. kualitas koleksi dipengaruhi dan kesuaian koleksi
dengan kebutuhan pemustaka dipengaruhi oleh proses pengadaan bahan pustaka.
Sedangkan kemudahan dalam mengakses koleksi perpustakaan sangat dipengaruhi
oleh proses pengolahan serta pelayanan bahan pustaka.
Proses pengadaan, pengolahan serta pelayanan bahan
pustaka merupakan objek dari kajian manajamen koleksi perpustakaan. Melihat
arti penting koleksi dalam sebuah perpustakaan maka sudah selayaknya jika
pengelola perpustakaan mempelajari tentang manajemen koleksi perpustakaan.
Sayangnya masih banyak pengelola perpustakaan yang tidak terlalu memperhatikan
hal ini. Untuk itu, dalam upaya memberikan pengetahuan tentang manajemen
koleksi perpustakaan penulis mencoba menuliskannya dalam modul singkat ini.
Semoga modul ini mampu memberikan pengetahuan serta panduan praktis dalam
melakukan manajemen koleksi perpustakaan.
Perpustakaan
dilingkungan lembaga diklat keberadaannya masih belum menjadi kebutuhan pokok
bagi pemustakanya. Hal ini disebabkan oleh adanya keterbatasan-keterbatasan
sumber daya yang dimiliki oleh perpustakaan. Disamping itu cara pengajaran
serta sumber-sumber pengetahuan masih terbatas pada modul.
Masalah umum yang dihadapi perpustakaan khusus adalah keterbatasan dana, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, pustakawan kurang merasa percaya diri, kurangnya perhatian dari pimpinan organisasi induk, serta kurang lancarnya komunikasi antara pustakawan dengan pemustaka dan pengambil kebijakan.
Masalah umum yang dihadapi perpustakaan khusus adalah keterbatasan dana, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, pustakawan kurang merasa percaya diri, kurangnya perhatian dari pimpinan organisasi induk, serta kurang lancarnya komunikasi antara pustakawan dengan pemustaka dan pengambil kebijakan.
Tujuan dari pembuatan
makalah ini adalah untuk mengetahui dan memperluas wawasan/ pengetahuan kita
mengenai koleksi perpustakaan, pengadaan, pengolahan koleksi, dan pelayanan
bahan pustaka.
A. Koleksi Perpustakaan
Perpustakaan
didirikan dengan berbagai tujuan. Di antara tujuan tersebut adalah agar
perpustakaan mampu menjelma sebagai lembaga yang mampu membina minat baca
masyarakat serta memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Untuk dapat melakukan
pembinaan minat baca
masyarakat dan mampu memenuhi kebutuhan informasi pemustaka sangat tergantung dari eksistensi koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.
Tanpa keberadaan koleksi tentu
perpustakaan tidak akan mampu melakukan pembinaan serta memenuhi kebutuhan
informasi masyarakat atau pemustaka.
Koleksi menjadi salah satu elemen penting dalam
eksistensi sebuah perpustakaan. Koleksi dapat menjadi motivator pagi pemustaka
untuk datang ke perpustakaan. Kualitas koleksi menjadi salah faktor penentu
apakah perpustakaan akan diakses oleh banyak pemustaka atau tidak.
Ketika berbicara mengenai manajemen koleksi maka topik
mengenai koleksi perpustakaan merupakan topik pertama yang akan dipelajari.
Pada topik ini akan dipelajari tentang defini koleksi, varian dari koleksi
serta metode pengadaannya.
Koleksi
perpustakaan adalah semua jenis bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan
disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan
informasi mereka (Yulian dan Sunjana, 2009). Bahan pustaka yang telah dihimpun
atau dikumpulkan oleh perpustakaan,
selanjutnya diolah dengan menggunakaan kaidah-kaidah tertentu, disimpan dan
selanjutkan dilayankan kepada masyarakat yang membutuhkannnya.
Secara
garis besar varian koleksi perpustakaan dapat dibedakan menjadi dua kelompok
besar. Varian koleksi perpusakaan tersebut dapat dibedakan menjadi koleksi
tercetak dan koleksi non cetak. Koleksi tercetak terdiri dari buku, terbitan
berseri, peta, gambar, brosur, pamflet dan booklet. Makalah dan koleksi tugas
akhir. Sedangkan koleksi non cetak terdiri dari film, Compact Disk, mikrofilm, mikrofis, Kaset dan koleksi digital.
Khusus untuk perpustakaan sekolah, koleksi perpustakaan sekolah terdiri dari :
1. Buku
Pelajaran Pokok
Buku pelajaran pokok merupakan
buku utama yang digunakan dalam kegiatan belajar mengajar. Buku pelajaran pokok
diterbitkan atau diadakan oleh pemerintah dan isinya disesuaikan dengan
kurikulum yang berlaku.
2. Buku Pelajaran Penunjang
Buku pelajaran penjunjang adalah buku yang sifatnya sebagai penunjang atau
pelengkap dari buku pelajaran pokok yang digunakan oleh guru dan siswa.
3. Buku Bacaan
Buku bacaan adalah buku yang digunakan sebagai bahan bacaan bagi siswa,
guru dan staf administrasi. Menurut jenisnya bahan bacaan dibedakan menjadi
buku non fiksi, fiksi ilmiah dan fiksi.
Perbandingan jenis koleksi yang
sesuai dengan kurikulum dan koleksi fiksi adalah 60% untuk koleksi non fiksi
atau koleksi yang sesuai dengan kurikulum dan 40% untuk koleksi fiksi (IFLA dan
UNESCO, 2006).
4. Buku sumber,
referensi atau rujukan
Buku sumber, referensi atau rujukan adalah buku yang digunakan oleh warga
sekolah sebagai sumber informasi untuk menambah ilmu pengetahuan. Jenis koleksi
ini seperti kamus, ensiklopedi, almanak, direktori.
5. Media
pendidikan lainnya
Media pendidikan lainnya yang dapat dijadikan sebagai koleksi perpustakaan
antara lain slide, film, kaset, piringan hitam dan file-file presentasi.
6. Kliping
Kliping adalah guntingan dari artikel atau berita dari surat kabar, majalah
dan terbitan lainnya yang dianggkap penting untuk disimpan dan berguna
pemustaka. Jumlah minimal dari koleksi sebuah perpustakaan sekolah adalah 1000 judul
materi. Artinya dari berbagai varian koleksi yang dimiliki oleh sebuah
perpustakaan sekolah maka minimal judul yang harus dimiliki perpustakaan
sekolah adalah 1000 judul.
Perpustakaan sekolah perlu mengembangkan koleksinya
guna mendukung kegiatan belajar mengajar serta pembinaan minat baca warga
sekolah, dalam hal ini adalah guru, murid dan staf administrasi sekolah. Guna
mendukung kedua kegiatan tersebut maka setidaknya sekolah menyediakan 10 judul
buku untuk satu orang murid serta menambah jumlah buku minimal 10% dari jumlah
koleksi setiap tahunnya.
Berbagai koleksi perpustakaan tersebut diperoleh
dengan berbagai cara atau metode. Metode yang lazim digunakan dalam kegiatan
pengadaan bahan pustaka atau koleksi perpustakaan antara lain:
1. Pembelian
Metode pengadaan koleksi yang pertama adalah
pembelian. Metode pembelian merupakan metode pengadaan koleksi yang dilakukan
dengan cara membeli koleksi perpustakaan dengan menggunakan anggaran yang
dimiliki sekolah. Untuk itu pihak sekolah perlu mengalokasikan dana khusus
untuk pembelian koleksi perpustakaan. Setidaknya ada 5% dari total anggaran
sekolah yang dapat dialokasikan untuk kegiatan pengelolaan perpustakaan sekolah
diluar dari belanja pegawai dan pemeliharaan serta perawatan gedung.
2. Hadiah
Metode pengadaan koleksi lainya adalah hadiah. Hadiah
atau hibah dari pemerintah, pihak swasta darn warga sekolah dapat juga
merupakan metode pengadaan bahan pustaka.
3. Bertukar koleksi
Untuk memperbanyak kuantitas koleksinya perpustakaan
dapat bertukar koleksi dengan perpustakaan atau lembaga-lembaga lainnya.
Perpustakaan dapat menawarkan kerjasama dengan perpustakaan atau lembaga
sejenis untuk saling bertukar koleksi. Dalam kegiatan bertukar koleksi ini,
perpustakaan perlu mempertimbangkan bahwa koleksi yang dipertukarkan adalah
koleksi yang jumlah berlebih serta dibutuhkan oleh pemustaka.
4. Produksi sendiri
Metode pengadaan koleksi yang terakhir adalah dengan
memproduksi sendiri koleksi perpustakaan. Contoh dari metode pengadaan ini
antara lain adalah kliping atau karya tulis yang dihasilkan oleh pustakawan,
siswa dan guru yang kemudian dihimpun menjadi koleksi perpustakaan.
B. Pengolahan Koleksi
Pengorganisasian
koleksi akan memberikan kemudahan kepada pengguna dan staf perpustakaan.
Selanjutnya hal ini akan menarik minatyang lebih besar untuk menggunakan
koleksi perpustakaan.
Koleksi
perpustakaan terdiri dari banyak varian. Varian tersebut antara lain buku,
majalah, video, compact disk, kaset, laporan penelian dan lain-lain. Namun atas
dasar pertimbangan koleksi yang mendominasi perpustakaan serta durasi waktu
pelatihan yang terbatas maka pada kesempatan kali ini hanya akan dijelaskan
tentang prosedur kegiatan pengolahan koleksi buku.
Dalam kegiatan pengolahan koleksi buku ada beberapa
tahapan yang harus dilalui. Berbagai tahapan pengolah koleksi buku antara lain:
1. Pemberian stempel inventaris dan stempel perpustakaan
Langkah pertama
pengelolaan buku dalam sebuah perpustakaan adalah dengan memberikan identitas
kepemiliki buku tersebut. Pemberian identitas ini dilakuakan dengan cara
memberikan stampel perpustakaan pada setiap buku perpustakaan. stampel yang
dibubuhkan dalam buku tersebut berfungi sebagai identitas kepimilikan sehingga
apabila buku tersebut hilang dan ditemukan seseorang dengan mudah orang
tersebut dapat mengembalikan itu keperpustakaan.
Stempel bukti kepemilikan ini diletakkan pada
bagian-bagian tertentu dari buku seperti halaman judul, halaman akhir buku atau
setiap awal bab.
2. Klasifikasi
Klasifikasi adalah kegiatan untuk mengelompokkan
koleksi-koleksi yang dimiliki perpustakaan berdasarkan ciri-ciri tertentu.
Dengan pengelompokkan ini maka koleksi sejenis akan terkelompok menjadi satu
(berdekatan) sehingga akan mempermudah dalam proses temu kembali koleksi di perpustakaan. Ciri-ciri yang digunakan sebagai pedoman untuk melakukan pengelompokan
koleksi adalah ciri fisik koleksi dan subjek dari bidang ilmu koleksi tersebut.
3. Pemberian nomor inventaris
Nomor inventaris
merupakan nomor unik dari sebuah buku, dimana setiap nomor inventaris yang ada
dalam suatu buku akan berbeda dengan nomor inventaris yang ada dalam di dalam
buku lainny. Nomor inventaris ini akan sangat membantu untuk mengetahui jumlah
dari koleksi buku yang dimiliki suatu perpustakaan. Dengan melihat nomor
inventaris terakhir dari koleksi buku perpustakaan maka dengan mudah dapat
diketahui jumlah koleksi perpustakaan bersangkutan.
Pemberian nomor
inventaris pada buku dilakukan setelah sebelumnya buku tersebut dicatat dalam
buku inventaris. Informasi yang dicatatat dalam dalam buku inventaris meliputi
nomor urut, nomor inventaris, judul, nama pengarang atau editor, informasi
penerbit (meliputi kota, nama penerbit dan tahun terbit), asal, nomor panggil
buku, bahasa atau keterangan lain yang perlu ditambahkan.
4. Katalogisasi
Katalogisasi (cataloging)
adalah proses pengolahan data-data bibliografi yang terdapat dalam suatu bahan
pustaka menjadi katalog. Artinya, katalog merupakan produk dari katalogisasi.
Katalog sendiri memiliki pengertian sebagai daftar yang dipersiapkan sedemikian
rupa untuk tujuan tertentu seperti katalog pameran, katalog penerbit, katalog
perdagangan.
Jika katalog tersebut ditarik dalam dunia perpustakaan
maka katalog tersebut dikenal dengan nama katalog perpustakaan. Katalog
perpustakaan adalah daftar koleksi perpustakaan yang disusun menurut susuna
tertentu atau sistematis. Katalog
perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam mencari koleksi yang dibutuhkan. Berikut
ini langkah-langkah yang dilalui dalam kegiatan pembuatan kartu katalog dan
penyusun kartu katalog:
1. Siapkan kartu katalog dengan
kertas berukuran 12,5 cm. x 7,5 cm. Di tengah bagian bawah kartu dibuat lubang
untuk memasukkan tusuk pengaman.
2. Membuat temporary slip (T. Slip) atau worksheet. T. Slip merupakan kertas yang berisi konsep
untuk pembuatan kartu katalog, sedangkan worksheet
merupakan T.Slip yang digunakan sebagai konsep katalog komputer. T.Slip atau
worksheet akan memudahkan dalam proses pengetikan kartu katalog atau ketika memasukkan
data bibliografi buku ke dalam perangkat lunak yang digunakan perpustakaan.
3. Menyalin data yang ada pada T.
Slip atau worksheet ke dalam kartu
katalog. Berikut ini contoh format kartu
katalog yang
a) Katalog
Pengarang
b) Katalog Judul
c) Katalog
Subjek
4. Selanjutnya untuk memudahkan penelusuran kartu
katalog, maka katalog-katalog tersebut dikelompokkan kedalam satu jenis dan
disusun alfabetis dari yang ter kecil ke yang terbesar. Selanjutnya kartu
katalog yang telah tersusun dimasukkan ke dalam lemari katalog
5. Pemasangan
kelengkapan buku
Sebelum buku
disajikan dirak agar dapat diakses oleh pengguna perpustakaan maka sebuah buku
perlu diberi kelengkapan buku. Kelengkapan buku antara lain kartu buku, slip
tanggal kembali (data due slip), label buku(call number), kantong buku dan
sampul buku.
Langkah terakhir dalam kegiatan
pemasangan kelengkapan buku adalah memasang sampul pada buku. Setiap buku perlu
diberi sampul plastik agar buku tidak mudah rusak. Memasang sampul buku secara
tidak langsung telah melakukan kegiatan perawatan bahan pustaka yang dapat
memperpanjang usia buku.
Penataan perpustakaan dewasa ini
menyatukan rak buku, terminal komputer dan radius meja baca, sehingga semua
jenis sumberdaya informasi dapat diperoleh dalam radius yang tidak terlalu
berjauhan. Dukungan penyediaanjaringan tanpa kabel (WiFi) untuk penggunaan
komputer bergerak pribadi juga seharusnya dapat menjangkau seluruh sisi ruang
gedung perpustakaan. Penyediaan outlet listrik yang dapat dijangkau semua meja
baca juga sangat mendukung proses pembelajaran di perpustakaan.
C. Pelayanan Bahan Pustaka
Setelah
melalui proses pengolahan maka koleksi perpustakaan siap untuk dilayankan
kepada pengguna perpustakaan. Banyak bentuk layanan yang dapat diberikan kepada
pemustaka dalam rangka melayankan koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada
pemustaka. Namun secara garis besar pelayanan bahan pustaka dapat dikelompokkan
menjadi dua jenis, yaitu layanan sirkulasi dan layanan referensi.
· Layanan
sirkulasi
Layanan sirkulasi dikenal sebagai layanan peminjaman
dan pengembalian yang diselenggarakan perpustakaan agar pemustaka dapat
memanfaatkan koleksi yang dimiliki perpustakaan.
·
Layanan Referensi
Layanan pemustaka yang berkaitan dengan sumber-sumber
atau koleksi referensi antara lain meliputi menjawab pertanyaan yang diajukan,
penelusuran informasi baik di dalam maupun di luar perpustakaan itu sendiri.
D. Keuangan
Anggaran
belanja yang dihabiskan perpustakaan untuk pengadaan buku dibagi dengan jumlah
buku yang dipinjam dalam satu tahun, akan menunjukan biaya peminjaman satu buah
buku. Demikian juga halnya dengan jumlah artikel yang di download (hardcopy atau softcopy), akan diperoleh harga satuan
artikel. Suatu perhitungan sederhana menunjukan bahwa fee yang dibayarkan oleh mahasiswa pemanfaatannya lebih efisien
dibandingkan dengan jika dibelanjakan sendiri oleh mahasiswa.
Kesimpulan
Manajemen
koleksi merupakan salah satu kegiatan manajemen yang dilakukan oleh pengelola
perpustakaan. Pengelola perpustakaan perlu memberikan perhatian ekstra terhadap
majemen koleksi karena koleksi merupakan salah satu magnet yang dapat menarik
minat pengguna perpustakaan.
Dalam
manajemen koleksi setidaknya ada tiga kegiatan pengelolaan perpustakaan yang menjadi
fokus perhatian. Ketiga kegiatan tersebut adalah pengadaan, pengolahan,
anggaran/ keuangan serta pelayanan bahan pustaka. Ketiga kegiatan tersebut
memiliki kedudukan yang sama dalam rangka mewujudkan koleksi yang berkualitas
dan mampu memotivasi pengguna perpustakaan untuk mengakses perpustakaan.
DAFTAR PUSTAKA
Qolyubi, Sihabuddin dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.Yogyakarta
Yulia, Yuyu dan Sujana, Janti Gristinawati.2009. Pengembangan Koleksi. Jakarta
IFLA dan UNESCO. 2006. Panduan Perpustakaan Sekolah. Jakarta